A escolha de um ERP

Postado por | agosto 07, 2017 | Sem categoria | Sem Comentários

Sistemas de gestão empresariais, ou ERP (Enterprise Resource Planning) como são chamados, não são uma novidade, mesmo assim, muitas empresas ainda não possuem ou estão em busca de substitui-los por novas versões ou modelos. A escolha não é fácil, pois existem muitas empresas, modelos de comercialização, funcionalidades diferentes, fornecedores de todos os tamanhos. Costumamos dizer que é um “casamento” e é preciso um “namoro” sério para dar certo.

Para os que estão embarcando nesta empreitada vamos elencar alguns pontos que dever ser levados em consideração para uma boa escolha.

Analise as funcionalidades do sistema: Existem vários tipos de sistema que se intitulam de ERP´s, neles as funcionalidades podem ser bastante diferentes, como por exemplo aspectos para empresas de serviço outros para empresas industriais e comerciais. É necessário uma validação de aderência aos processos da sua empresa para que o projeto seja um sucesso. A falta de aderência pode gerar custos adicionais para adequação de processos e devem ser levados em consideração.

Tecnologia: A linguagem de desenvolvimento da aplicação é moderna? Linguagem ultrapassadas podem gerar problemas de performance e de visão de futuro da aplicação. Atualmente as aplicações devem poder ser executadas em qualquer sistema operacional (linux, windows) , em diversas plataformas (desktop, mobile, web), com diversos bancos de dados.

Integração e automatismo: O sistema pretendido permite integração e inter operacionalidade com outros sistemas, como por exemplo sistemas bancários, sistemas fiscais e contábeis de terceiros? É necessário que o sistema possua flexibilidade para “falar” com outros sistemas.

Geração de relatórios: O sistema possui formas de extração da informação de forma fácil pelo usuário final? É possível exportar informações para editores de texto e planilhas de cálculo para um melhor trabalho com a informação gerada? É possível realizar pesquisas de forma amigável com filtros e seleções diversas? Sistemas não devem servir somente para a automação de atividades, eles devem gerar informações para analises da gestão da empresa.

Intuitivo: A utilização da aplicação de faz de forma fácil e intuitiva? Novos usuários irão utilizar a aplicação com facilidade? Existem modelos de aprendizado via web, com vídeos ou tutoriais? Custo com treinamentos é um dos itens que mais onera a manutenção de sistemas.

O cronograma é cumprido: Analise outros projetos do fornecedor pretendido para identificar se o cronograma estabelecido no inicio do projeto foi cumprido, variações são permitidas, no entanto essas variações geram custo e portanto desvio do cronograma tendem a gerar alterações significativas no orçamento do projeto.

Propostas fantásticas: Desconfie se durante a negociação houveram descontos “fantásticos”, para fechar a proposta, por vezes, o fornecedores, transferem a diferença ofertada para excesso de horas no projeto e o que aparentemente seria barato se torna caro no final. Verifique se a proposta já tem a incidência de todos os impostos e taxas necessárias.

Contrato de manutenção ou mensalidade: Descubra qual a cobertura do contrato de manutenção ou mensalidade, se garante atualizações e de que tipo, se o suporte tem algum tipo de limitação. Importante avaliar se estão incluídas no pacote as ‘atualizações fiscais‘, sobretudo de impostos e novas taxas que surgirem.

Sobre o suporte: Importante deixar claro como se dará o suporte, se por telefone, por acesso remoto, consultoria presencial. Se existe limite de chamados ou limitação de horas de utilização. Que tipo de perguntas podem ser respondidas pelo suporte ou serão consideradas como consultoria e passíveis de cobrança adicional.

Consultoria: Qual o nível de especialização dos consultores que serão envolvidos no projeto ? O nível do consultor (júnior, sênior, em treinamento) afeta o custo do projeto? Podem ser utilizados consultores de diversos níveis? Essa formalização afetará diretamente o cronograma e o custo dos projetos.

Funcionalidade de terceiros: Alguns sistemas utilizam pacotes de terceiros para estender as suas funcionalidade, como por exemplo, a emissão de documentos fiscais, neste caso toda a negociação e feita com um único fornecedor ou será necessário o diálogo com múltiplos fornecedores. Se houver necessidade de suporte quem será o responsável pelo componente? O cliente deve ficar atento para não ficar órfão em caso de problemas.

Customizações: Adequações nos sistemas para atender a “desejos” dos clientes geram grande impacto em tempo e custo nos projetos de implantação de sistemas de gestão. Avalie com muito critério essas necessidades para não gerar custos desnecessários.

Base instalada: Analisar a base instalada ajuda a perceber a experiencia e a longevidade do sistema, além da vivência do fornecedor na legislação e nas práticas de mercado. A falta de amadurecimento pode acarretar em custos adicionais para adequações

Relação de longo prazo: Analise o tamanho do fornecedor. A aquisição de um sistema de gestão é um relacionamento a longo prazo. Prefira empresas onde você possa ter uma tratamento personalizado, que você não seja somente “mais um na lista” de usuários.

Atualizações: Com que frequência e com que método são feitas as atualizações? Algumas atualizações podem gerar custos ou todas estão cobertas pelo contrato de manutenção

Não existe mágica em uma implantação de sistemas. Todo processo sempre ocasionará algum tipo de “dor”, planejar a mudança e a melhor forma de mitigar essa “dor”. Visualize que o tempo de vida de um sistema deverá ser no mínimo 5 anos.

Não pretendo esgotar a lista de perguntas em relação a aquisição de um sistema de gestão, mas espero ter ajudado no seu planejamento

Marcelo Miranda

Diretor Comercial e Projeto da Unigex

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