Sistemas de Gestão

Sobrevivendo como empreendedor

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Segundo algumas estatísticas 20% das empresas não conseguem chegar ao quinto ano de vida e muitas que conseguem tampouco conseguem crescer de forma considerável. O dia a dia de quem decide enfrentar o desafio de empreender é muito abrangente. Vários aspectos, inclusive alguns que aparentemente não tem importância direta são fatores de sucesso na empreitada.

Ser dono de um negócio é ter responsabilidades que vão além do horário comercial. É uma tarefa de todas as horas em todos os dias da semana, sem folga ou descanso. Mas como conseguir ter energia e motivação para vencer os obstáculos ou ainda não desmotivar-se com alguns fracassos no meio do caminho?

Em primeiro lugar, seu principal apoio é e será sempre a sua família. Ela é o suporte de energizará sua “bateria” para ultrapassar as dificuldades diárias. É importante que você “devolva essa energia” com sua atenção. Reserve tempo para isso, agende cinema, jantar, futebol com filho ou qualquer atividade que mostre a importância que eles tem na sua vida. Da mesma forma seus amigos tem muita importância. Jogar conversa fora, dar risadas em encontros informais, que inclusive podem ser em conjunto com as famílias, são eventos de alto poder energético e motivacional, que não devem ser neglicenciados.

Problemas sempre irão existir, alguns deles sem uma solução aparente, contudo, sempre existirá uma solução. Uma fonte inesgotável de resoluções esta na sua rede de contatos, seu network. Pessoas que você já conhece podem ter passado por situações iguais ou parecidas e suas experiências podem ser fundamentais para que você encontre a solução do seu problema. Cuide da sua “agenda de contatos“, ligue, encontre-os pessoalmente, crie formas inclusive de aumentá-la.

A cada novo desafio um novo aprendizado. Durante toda a vida somos instigados a desenvolver novas habilidades. Ninguém possui o conheciment de tudo ou de todas as coisas, por isso, o aprendizado contínuo é uma ferramenta que sempre ajudará ao empreendedor na busca de sucesso. Sua empresa sempre será a maior escola para você e seus funcionários. Agende treinamentos internos e externos, sobre diversos assuntos de interesse da sua organização e replique para todos que não puderam ser treinados diretamente. Ensinar também uma excelente forma de aprendizado.

Doar seu tempo é uma outra grande oportunidade de energizar-se, faz um enorme bem ao espírito de quem ajuda. Trabalho voluntários criam ou aumentam nossas perceptivas de vida. Envolva sua equipe em alguma causa social além do bem para a “alma” será um grande marketing para sua organização.

A necessidade é a mãe das invenções“. Momentos em que existem escassez de recursos estimulam a criatividade. Se houver necessidade a mente humana usará todo seu potencial criativo para solucionar o problema. “Fechar a torneira” e a melhor forma da sua empresa fazer mais com menos.

Difunda para todos a identidade organizacional da sua empresa. Se a missão, visao de futuro, negocios e valores da sua empresa não forem entendidas, na sua plenitude, por todos que fazem parte da sua organização não haverá sinergia e nem realização das estratégias.

Seja autentico sempre. qualquer esforço para agradar quem que se seja pode desviar você e sua empresa do “caminho“. Será sempre mais fácil convencer qualquer pessoa sobre suas ideias se você estiver seguro que ela lhe pertence. Tentar agradar os outros sempre nos leva a caminhos obscuros ao nosso conhecimento.

Sua empresa existe para resolver um problema do seu cliente. Tenha certeza que essa verdade faz parte da sua estratégia e é percebida pelo seu cliente. Tenha feedbacks constantes com todos para perceber se esta acontecendo e se não está o que pode ser feito para acontecer. Necessidades novas surgem e são oportunidades para fidelizar seu cliente e fazer sua empresa crescer.

O ecossistema onde você e seu negócio estão inseridos é muito vasto e aqui temos somente algumas “ideias“, obtidas a partir da minha vida, incluindo família, funcionários, clientes e amigos. Nunca é fácil, eu mesmo, as vezes, me esqueço de seguir esses conselhos, mas é possível!

Faça um reflexão e adapte casa analise a sua própria experiência.

Marcelo Miranda (Diretor Comercial e Projetos da Unigex)

A escolha de um ERP

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Sistemas de gestão empresariais, ou ERP (Enterprise Resource Planning) como são chamados, não são uma novidade, mesmo assim, muitas empresas ainda não possuem ou estão em busca de substitui-los por novas versões ou modelos. A escolha não é fácil, pois existem muitas empresas, modelos de comercialização, funcionalidades diferentes, fornecedores de todos os tamanhos. Costumamos dizer que é um “casamento” e é preciso um “namoro” sério para dar certo.

Para os que estão embarcando nesta empreitada vamos elencar alguns pontos que dever ser levados em consideração para uma boa escolha.

Analise as funcionalidades do sistema: Existem vários tipos de sistema que se intitulam de ERP´s, neles as funcionalidades podem ser bastante diferentes, como por exemplo aspectos para empresas de serviço outros para empresas industriais e comerciais. É necessário uma validação de aderência aos processos da sua empresa para que o projeto seja um sucesso. A falta de aderência pode gerar custos adicionais para adequação de processos e devem ser levados em consideração.

Tecnologia: A linguagem de desenvolvimento da aplicação é moderna? Linguagem ultrapassadas podem gerar problemas de performance e de visão de futuro da aplicação. Atualmente as aplicações devem poder ser executadas em qualquer sistema operacional (linux, windows) , em diversas plataformas (desktop, mobile, web), com diversos bancos de dados.

Integração e automatismo: O sistema pretendido permite integração e inter operacionalidade com outros sistemas, como por exemplo sistemas bancários, sistemas fiscais e contábeis de terceiros? É necessário que o sistema possua flexibilidade para “falar” com outros sistemas.

Geração de relatórios: O sistema possui formas de extração da informação de forma fácil pelo usuário final? É possível exportar informações para editores de texto e planilhas de cálculo para um melhor trabalho com a informação gerada? É possível realizar pesquisas de forma amigável com filtros e seleções diversas? Sistemas não devem servir somente para a automação de atividades, eles devem gerar informações para analises da gestão da empresa.

Intuitivo: A utilização da aplicação de faz de forma fácil e intuitiva? Novos usuários irão utilizar a aplicação com facilidade? Existem modelos de aprendizado via web, com vídeos ou tutoriais? Custo com treinamentos é um dos itens que mais onera a manutenção de sistemas.

O cronograma é cumprido: Analise outros projetos do fornecedor pretendido para identificar se o cronograma estabelecido no inicio do projeto foi cumprido, variações são permitidas, no entanto essas variações geram custo e portanto desvio do cronograma tendem a gerar alterações significativas no orçamento do projeto.

Propostas fantásticas: Desconfie se durante a negociação houveram descontos “fantásticos”, para fechar a proposta, por vezes, o fornecedores, transferem a diferença ofertada para excesso de horas no projeto e o que aparentemente seria barato se torna caro no final. Verifique se a proposta já tem a incidência de todos os impostos e taxas necessárias.

Contrato de manutenção ou mensalidade: Descubra qual a cobertura do contrato de manutenção ou mensalidade, se garante atualizações e de que tipo, se o suporte tem algum tipo de limitação. Importante avaliar se estão incluídas no pacote as ‘atualizações fiscais‘, sobretudo de impostos e novas taxas que surgirem.

Sobre o suporte: Importante deixar claro como se dará o suporte, se por telefone, por acesso remoto, consultoria presencial. Se existe limite de chamados ou limitação de horas de utilização. Que tipo de perguntas podem ser respondidas pelo suporte ou serão consideradas como consultoria e passíveis de cobrança adicional.

Consultoria: Qual o nível de especialização dos consultores que serão envolvidos no projeto ? O nível do consultor (júnior, sênior, em treinamento) afeta o custo do projeto? Podem ser utilizados consultores de diversos níveis? Essa formalização afetará diretamente o cronograma e o custo dos projetos.

Funcionalidade de terceiros: Alguns sistemas utilizam pacotes de terceiros para estender as suas funcionalidade, como por exemplo, a emissão de documentos fiscais, neste caso toda a negociação e feita com um único fornecedor ou será necessário o diálogo com múltiplos fornecedores. Se houver necessidade de suporte quem será o responsável pelo componente? O cliente deve ficar atento para não ficar órfão em caso de problemas.

Customizações: Adequações nos sistemas para atender a “desejos” dos clientes geram grande impacto em tempo e custo nos projetos de implantação de sistemas de gestão. Avalie com muito critério essas necessidades para não gerar custos desnecessários.

Base instalada: Analisar a base instalada ajuda a perceber a experiencia e a longevidade do sistema, além da vivência do fornecedor na legislação e nas práticas de mercado. A falta de amadurecimento pode acarretar em custos adicionais para adequações

Relação de longo prazo: Analise o tamanho do fornecedor. A aquisição de um sistema de gestão é um relacionamento a longo prazo. Prefira empresas onde você possa ter uma tratamento personalizado, que você não seja somente “mais um na lista” de usuários.

Atualizações: Com que frequência e com que método são feitas as atualizações? Algumas atualizações podem gerar custos ou todas estão cobertas pelo contrato de manutenção

Não existe mágica em uma implantação de sistemas. Todo processo sempre ocasionará algum tipo de “dor”, planejar a mudança e a melhor forma de mitigar essa “dor”. Visualize que o tempo de vida de um sistema deverá ser no mínimo 5 anos.

Não pretendo esgotar a lista de perguntas em relação a aquisição de um sistema de gestão, mas espero ter ajudado no seu planejamento

Marcelo Miranda

Diretor Comercial e Projeto da Unigex

CRM

8 Benefícios do CRM para Pequenas Empresas

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CRM & Vendas

Recomendamos bastante nas Consultorias a metodologia de vendas baseada em Funil de Vendas (Pipeline), onde a gestão deve ser feita com um CRM ou Software Integrado, pois se for feita em Excel, erros graves vão ocorrer. Tanto que fizemos o post que foi um sucesso chamado 3 Definições de Funil de Vendas no Software CRM, que recomendo sua leitura.

Para convencê-lo em investir em uma solução de TI para gerir o pipeline, trouxe os 8 principais benefícios do CRM para Pequenas Empresas (inclua também média empresa):

Redução do Ciclo da Venda. Tempo despendido para percorrer todos os estágios do funil de vendas fica menor, pois o CRM para Pequenas Empresas proporciona uma visão aos gestores para reconhecer as oportunidades de valor logo que ocorrem, e assim, podem apoiar a equipe pontualmente. Os vendedores passam a ter melhor desempenho, pois recebem mais apoio dos seus superiores nos estágios decisivos e nas oportunidades mais valiosas.
Forecast. Com um forecast você tem visualização detalhada do potencial das receitas de vendas em cada estágio do funil.
Análise de Desempenho. Excelente ferramenta para planejar os próximos passos, objetivos e metas da sua empresa, pois é uma fonte de conhecimento de desempenho de vendas. Por exemplo: sua empresa precisa faturar no mês R$ 1.000.000,00 e o seu ticket médio está em R$ 10.000,00, logo você precisará de 100 negócios fechados no ano. Para chegar nesse volume de fechamentos, quantas oportunidades de vendas você precisará abrir?
Barreiras. Descubra os motivos pelos quais está perdendo negócios (gargalos). Em qual estágio do funil de vendas? Análise as barreiras vesus o segmento dos prospects/clientes, mix de produtos, território e perfil do profissional de vendas.
Placar de Vendas. Os famosos relatórios ou dashboards que ditam o humor da chefia. Eles permitem a avaliação completa e real time do desempenho, de forma rápida e simples para que você tenha tempo de tomar alguma ação.
Foco. O CRM para Pequenas Empresas ajudam a identificar clientes e prospect potenciais com uma qualificação prévia do perfil de cliente ideal para a sua empresa. Isso também irá lhe ajudar a vender melhor.
Campanhas de Vendas. Identifique as fontes de geração de leads (outdoor, comercial em TV, rádio, Google, Facebook, feira, etc). O CRM para Pequenas Empresas vai identificar quantos e quais meios são mais eficazes com base em gastos com propaganda versus retorno de vendas obtido.
Capacitação de Vendedores. O treinamento será mais eficaz, pois o vendedor será preparado para cada etapa do funil de vendas de forma automatizada, onde ele terá foco apenas no negócio a ser fechado, sem ter de se preocupar em esquecer informações, perder dados ou documentos do cliente, etc.